Calendarul si procedura trimiterii de documente

1. Documentele de contabilitate

1) Rapoartele AMEF (pentru firmele care utilizează case de marcat)
- se extrag și se transmit în primele zile ale fiecărei luni, pentru intervalul calendaristic al lunii precedente (încheiate)
- trimiterea se poate face email, către adresa amef[at]ac.com.ro, prin FTP (caz în care ne veți solicita și vă vom oferi datele serverului de ftp) sau printr-un stick de memorie
- motivul utilizării acestui raport este de verificare a operațiunilor înregistrate pe casa de marcat (versus datele din contabilitate) și transmise în mod automat, la fiecare generare a raportului Z, către ANAF

2) Extrasele de conturi bancare (pentru firmele care utilizează conturi bancare, indiferent de natura lor)
- se extrag și se transmit în primele zile ale fiecărei luni, pentru intervalul calendaristic al lunii precedente (încheiate);
- se generează pentru perioada completă a unei luni calendaristice (un singur extras pentru toată luna);
- se generează din aplicația de internet banking, potrivit procedurii specifice fiecărei bănci;
- se generează pentru fiecare cont în parte astfel încât să fie cuprinse toate conturile (fără excepție);
- conturile de credit, depozit sau garanții sunt și ele tot conturi bancare, prin urmare au și ele extrase de cont;
- extrasele vor genera inclusiv pentru conturile fără mișcare;
- formatele extraselor de cont:
       - PDF (pentru toate situațiile);
       - CSV (pentru majoritatea situațiilor);
       - XLS, XML, TXT, MT940, (pentru o parte din bănci sau operatori de plăți);
- modalitatea de transmitere a extraselor de cont
       - email (către adresa contabilitate[at]ac.com.ro);
       - prin upload pe server-ul de cloud (în folder-ul _Contabilitate\extrase\ )
       - prin transfer ftp (caz in care ne veți solicita și vă vom pune la dispoziție datele de transfer);
- formate de generare / instituții de credit și operatori
       CSV
       - BT, BCR, ING, Unicredit, Raiffeisen, OTP, BRD, FirstBank, CEC Bank, Garanti, Intesa, Ideea Bank, Credit Europe, Alpha Bank;
       - Fan Courier, Cargus, DPD;
       - PayPal, MobilPay, PayU, PaiPoint, Wise;
       - Libra Bank, Raiffeisen, Patria Bank, ProCredit;
       - GLS, Cargus, SameDay, DragonStar, Nemo;
       - EuPlătesc, BNP, EMAG, VivaWallet, MEMEX;
       XML
       - Trezoreria statului, SAGA;
       MT940
       - BRD, BCR, AlphaBank;
       TXT
       - Banca Românească, Poșta Română;

       Important:
       - listarea extraselor de cont se va face de către noi;
       - arhivarea extraselor de cont (în format electronic) se va face de către noi;
       - predarea extraselor de cont pe suport de hârtie va mai putea fi făcută până la 1 iunie 2022;
       - ulterior datei 1 iunie 2022 extrasele de cont nu vor mai putea fi predate pe suport de hârtie;
       - pentru a vă asigura posibilitatea de generare a extraselor de cont, activați serviciile de inernet banking puse la dispoziție de banca/băncile unde aveți conturi deschise
       - din motive de securitate și potențial risc operațional, excludem categoric posibilitatea de a efectua operațiuni în conturile dumneavoastră!
       - pentru anumite bănci există posibilitatea de a prelua în timp real operațiunile de încasări și plăți (... vom reveni cu detalii)

3) Facturile primite
- se predau în format fizic (suport de hârtie) dacă au fost primite în acest format
- se predau în format electronic dacă au fost primite în format electronic
- modalitatea de predare
       - la biroul nostru, personal sau prin curier, pentru facturile primite pe suport de hârtie (format fizic, original)
       - pe adresa noastră de email contabilitate[at]ac.com.ro pentru facturile primite în format electronic
       - pe server-ul de cloud în secțiunea _Contabilitate\Facturi\Primite (pentru facturile primite în format electronic)


Bonurile de casă
- pentru decontarea TVA solicitați factură fiscală sau factură simplificată;
- pentru bonurile de carburant vom introduce în curând o procedură de preluare prin scanare/fotografiere cu telefonul mobil;
- în aceiași notă a decontărilor și deductibilităților amintim și obligativitatea întocmirii foilor de parcurs, a FAZ-urilor și a calculului de consum și rest în rezervor (sperăm ca și pentru asta să vă oferim o soluție în scurtă vreme);
Atenție! bonurile (în general) sunt tipărite pe hârtie termică, sensibilă la lumină și căldură așa că încercați să le păstrați neșifonate și "nearuncate prin torpedoul mașinii" ...sunt banii dumneavoastră!;

4) Facturile emise
- se predau în format fizic (suport de hârtie) dacă au fost emise în acest format;
- se predau în format electronic dacă au fost emise în format electronic;
- se preiau prin conexiune API sau interfațare de pe platformele de generare de facturi;
- dacă folosiți o platformă de facturare
- modalitatea de predare:
       - la biroul nostru, personal sau prin curier, pentru facturile primite pe suport de hârtie (format fizic, original);
       - pe adresa noastră de email contabilitate[at]ac.com.ro pentru facturile emise electronic; 
       - pe server-ul de cloud în secțiunea _Contabilitate\Facturi\Emise (pentru facturile emise prin intermediul platformelor ce nu pot fi interfatate);
       - prin preluare directă sau export/import de date, din platformele dedicare (FGO, SmartBill, Oblio) varianta recomandată;

5) e-Factura
- se întocmește în mod obligatoriu pentru următoarele situații:
       - livrările de mărfuri sau servicii către instituții ale statului (instituții bugetare) ...cu observații;
       - începând cu 1 apr.2022, pentru livrările de servicii turistice pe bază de voucher de vacanță;
       - începând cu 1 jul.2022, pentru livrările de produse cu risc fiscal ridicat, potrivit metodologiei ANAF
           (legume, fructe, plante comestibile, băuturi alchoolice, construcții noi, nisip, pietriș, alte produse minerale, îmbrăcăminte, încălțăminte și accesorii, vezi lista acestora);
- se transmite pe platforma dedicată a ANAF;
- transmiterea se face din platforma de facturare (atenție la modalitatea de facturare aleasă);
- în funcție de modalitatea de facturare aleasă trimiterea se poate face la momentul emiterii sau ne puteți solicita în mod expres să o transmitem noi (neindicat);
- pentru transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura, societatea trebuie să fie înregistrată în SPV;
- pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în SPV în nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit (conform OMFP 660/2017 cu modificarile si completarile ulterioare);
- pentru facturile primite prin sistemul e-Factura, preluarea de la ANAF o vom face noi (recepția mărfurilor se va face ca și până acum)

6) SAF-T
- doar amintim despre această modalitate de declarare, pentru momentan nu este obligatorie dar urmează să devină operațională (potrivit calendarului de implementare)
       - 01.07.2022 pentru contribuabilii mari
       - 01.01.2023 pentru contribuabilii mijlocii
       - 01.01.2025 pentru contriabuabilii mici

Atenție!
       - chiar dacă termenul pare îndepărtat (pentru firmele mici) timpul zboară repede;
       - până la momentul SAF-T trebuie să implementați o serie de măsuri pregătitoare (și nu puține);
       - în opinia noastră (dacă procedura nu se modifică) odată cu SAF-T vor dispărea gestiunile global-valorice;
       - RECOMANDARE: începeți să vă gândiți la modalități de vânzare pe baza codurilor de bare!!! Trecerea nu este una simplă și nici de scurtă durată.
       - pentru firmele care au deja implementat un sistem de vânzare bazat pe coduri de bare recomandăm asocierea produselor în grupe bazate pe clasificările NC (vom reveni cu detalii pe această temă)




Pentru că tematica este mult mai amplă, păstrăm subiectul deschis și vom reveni cu up-date-uri pe măsură ce fixăm și alte coordonate.

Succes!