Pentru a asigura continuitatea serviciilor și pentru a nu bloca activitatea nici unei firme, am luat decizia ca accesul în cadrul biroului să se facă pe bază de programare.
Cum vom proceda
- preluarea sau predarea documentelor se va face atat email cât și la sediul Audit&Consulting;
- programmul de lucru va fi în continuare de luni pana vineri, de la 9:00 la 17:00
- întâlnirile de la birou se vor face pe baza de programare, confirmare și vor fi consemnate într-un registru distinct;
- accesul în birou se va face potrivit protocoalelor medicale de preventie (mască, dezinfectarea mâinilor, masurarea temperaturii, reducerea timpului de staționare la maxim 10 min.)
;
- canalizăm discuțiile și analizele în mediul on-line (telefon, email, WhatsApp, MicrosoftTeams, Zoom, ...);
- limităm atât cât este posibil întâlnirile personale.
Măsuri pe care vă recomandăm să le luați
1) Semnătură electronică
Semnătura electronică vă asigură o mai mare flexibilitate in ceea ce priveste trimiterea de documente catre autoritati si face posibila comunicarea de inscrisuri fara a necesita prezenta fizica. Inlocuirea semnaturii olografe (de mana) este un procedeu modern, sigur, eficient si eficace si asigura toate elementele de conformitate. Pentru obținerea semnăturii electronice vă recomandăm să apelați la serviciile DIGISIGN.
Atentie! In situatia in care activitatea economică generală se va bloca iar angajatii vor intra in somaj tehnic, vor trebui trimise o serie de documente catre AJOFM, documente care trebuie sa poarte semnatura administratorului si care pot fi mult mai simplu completate asa. Va putem spune ca in primavara acestui an, pentru trimiterea cererilor intocmite de dumneavoastra si semnate de noi, am depus un efort considerabil pentru a face procesare de text si imagine, operatiuni care sunt mari consumatoare de timp.
2) Utilizarea aplicatiei CamScanner
CamScanner este o aplicatie mobila, disponibila atat pentru sistemele Android cat si pentru IOS si permite scanarea si procesarea de imagini (inclusiv corectia erorilor de paralaxa ce apare in cazul "pozelor cu telefonul"), OCR-izarea lor (daca este cazul) si multe alte lucruri. Va recomandam varianta premium (pe bani) intrucat aceasta are mult mai multe functii si nu "ștanțează" documentele. Vă recomandăm de asemenea să urmăriti (până la capăt) acest videotutorial (click aici) de prezentare a aplicației.
3) Utilizarea aplicatiilor de tip de remote-acces
Utilizati aplicatii remote-acces care sa va permita interventia si posibilitatea de a corda sau primii suport de la distanta. Din aceasta familie fac parte Remote Desktop Connection, Team Wiever sau LogMeIn dar noi vă recomandăm AnyDesk disponibilă atât în versiunea desktop (pentru calculator) cât și pentru telefoanele mobile (Android sau IOS).
4) Utilizarea calculatorului cu imprimantă și scanner
...pentru ca anumite documente sa le puteti lista sau scana și ulterior trimite către contabilitate sau către instituțiile statului.
5) Internet banking
Aplicatiile de tip internet banking faciliteaza interactiunea cu banca simplificand modul de plata, de efectuare a schimburilor valutare sau de generare a extraselor de cont. In plus, așa cum știți deja, în ultima perioadă am solicitat ca extrasele de cont să ne fie transmise și în format electronic (CSV așa cum se generează de către majoritatea băncilor, XML așa cum se generează de Libra Bank sau MT100/940/942 ...alte bănci).
Merită să luați în calcul
1) Perioada pandemică
În urmă cu câteva luni, discutând cu unul dintre colaboratorii noștri (firmă de software ce furnizează soluții informatice pentru sistemul medical din Germania) ne spunea că ei au decis să stea și să lucreze de acasă până în toamnă iar noi eram oarecum neînțelegători față de alegere. Acum au decis să prelungească perioada până după sărbătorile de iarnă dar acum începem și noi să înțelegem. Vă recomandăm să citiți două articole interesante, unul publicat pe site-ul Delloite iar celălalt pe site-ul BCR dar și raportul Institutuilui de Prognoză Economică de pe lângă Academia Română. În final, una dintre cele mai tari întrebări care, desigur merită un răspuns pe măsură, este legată de fluxurile monetare din firmă și întrebarea sună cam așa: utilizând exclusiv resursele proprii, câte luni vă puteți acoperi plățile ce nu pot fi amânate?
